Rahmenvereinbarung Versandlogistik

Description

Die KBV stellt eine Vielzahl von kostenlosen Informationsmaterialien zur Verfügung und beabsichtigt, für die Lagerung, Konfektionierung sowie den Versand von Printmaterialien der KBV eine Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer je Los mit einer Laufzeit von drei Jahren mit der Option zur zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr zu vereinbaren. Lot 1: Lagerung und Konfektionierung Der Auftragnehmer übernimmt zu Vertragsbeginn die zur Lagerung vorgesehenen Produkte in sein Lager innerhalb Deutschlands. Dies beinhaltet die Abholung der transportfähig verpackten Paletten bei der KBV, Neueinlagerung der Produkte sowie die Installation eines Warenwirtschaftssystems. Der Auftragnehmer übernimmt die ständige Lagerung und die Führung einer Warenwirtschaft. Folgende Leistungen werden erwartet: › Bestandsaufnahme aller Artikel (Anfangsinventur). › Bereitstellung von Lagerkapazität für 15 Europaletten (Mindestanforderung); Eine Erweiterung der Lagerkapazität muss möglich sein. › Bei der Anlieferung von neuen Artikeln muss unaufgefordert eine Wareneingangsmeldung per Mail mit folgendem Inhalt erfolgen: Titel des Artikels, gelieferte Menge, Größe und Gewicht und Verpackungseinheit (z. B. Anzahl pro Paket). › Beim Führen der Lagerbestandsliste mit Mindestbestandswarnung soll automatisch eine Warnung per Mail an den Auftraggeber erfolgen, wenn der Mindestbestand erreicht ist. Die Mindestmengen der aktuellen Artikel können der Artikelliste entnommen werden. › Eine Auswertung des aktuellen Lagerbestandes muss jederzeit möglich sein. › Das Erstellen von Statistiken zu Bestellverläufen einzelner Artikel, Artikelgruppen oder individuell definierbarer Zeiträume muss jederzeit durch den Auftraggeber möglich sein. › Eine Gesamtinventur ist 1x jährlich (zum 30.06. oder zum 31.12.) ohne Aufforderung durchzuführen und das Ergebnis dem Auftraggeber zu melden. › Die eingelagerten Artikel sind marktüblich gegen Wasserschäden, Feuer und Diebstahl zu versichern. Zudem konfektioniert der Auftragnehmer mit bedarfsangepasstem, recyclingfähigem Versandmaterial aus Papier/Karton (kein Kunststoff/keine Folie). Die Artikel müssen dabei – abhängig von der jeweiligen Bestellung – in unterschiedlicher Art zusammengestellt werden. Der Auftragnehmer wählt die preisgünstigste Versandform. Die Konfektionierung der bestellten Artikel muss so erfolgen, dass eine ordnungsgemäße und sichere Lieferung und Öffnung der Sendungen möglich ist. Folgende Leistungen werden erwartet: › Erfassen von Adressdaten zur Versandabwicklung › Bereitstellen von Verpackungen › Konfektionieren der Versandaufträge › Versand innerhalb von 3 Werktagen nach Bestelleingang › Dem Auftraggeber muss eine Möglichkeit angeboten werden, direkt innerhalb von 24 Stunden Artikel zur Lieferung an die KBV bzw. KVen außerhalb des Onlineshops abrufen zu können. › Pflege und Bearbeitung von Rückläufern und die damit verbundene Aktualisierung der Bestandslisten ist zu gewährleisten. Ferner muss der „Webshop“ der KBV (https://www.kbv.de/html/publikationen.php) an das Warenwirtschaftssystem des Auftragnehmers angebunden werden. Der Webshop ist eine Eigenlösung zur Online-Bestellung bestimmter Publikationen in einfacher Umsetzung. Es werden Name und Anzahl der Publikation und die Adressdaten des Empfängers erfasst. Es können mehrere Publikationen in einer Bestellung erfasst werden. Die Daten liegen zugriffsgeschützt in einer MySQL Datenbank. Lot 2: Versanddienstleistung Der Auftragnehmer übernimmt die gewerbsmäßige Abholung, Beförderung und Zustellung von Sendungen innerhalb Deutschlands (kein Auslandsversand). Die Leistung umfasst die jeweils werktägliche Abholung (außer samstags), Beförderung und Zustellung von Printmedien der KBV. Der Versand wird als Einzelversand, Mischversand (verschiedene Produkte in einer Sendung) und als Versand größerer Mengen gelagerter Produkte durchgeführt. Die Auflistung der Sendungsarten ist dem Preisblatt zu entnehmen. Die Abstimmung mit dem Dienstleister aus Los 1 ist ebenfalls Gegenstand der Leistung. Folgende Leistungen werden erwartet: › jeweils werktägliche Abholung (außer samstags) der Sendungen bei einem vom Auftraggeber benannten Dienstleister (Auftragnehmer Los 1) › Die Sendungen sind nach Abholung innerhalb von 4 Werktagen zuzustellen. › Transport der Sendungen › ggf. Stellung der Transportbehälter › Frankierung/Freimachung sofern erforderlich, › Auslieferung und Zustellung an den Empfänger, ggf. auch an Postfachadressen, Großempfängeranschriften und innenliegende Briefkästen. › Monatliche Abrechnung aufgrund von tägl. Nachweislisten. › Bearbeitung von Rückläufern.