Einführung einer Softwarelösung für das DIGI-PRO-TRACT Projekt

Description

Mit dem Projekt DIGI-PRO-TRACT (Digital eProcurement and Contractmanagement) verbindet die Universitätsmedizin Magdeburg (UMMD genannt) zwei essentielle Projektthemen miteinander. Ziel des Projektes, ist die Einführung einer ganzheitlichen digitalen Softwarelösung, zur Digitalisierung der Prozesse des Beschaffungswesens für Investitionsgüter und Dienstleistungen sowie des Vertragsmanagements an der UMMD. Eine benutzerfreundliche Softwarelösung soll sich dabei einfach und unkompliziert in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen. Zusätzlich muss sich die Softwarelösung zu 100 % in das SAP-System des Auftraggebers integrieren lassen und eine Web-Anwendung für alle Non-SAP-User bereitstehen. Lot 1: Die Universitätsmedizin Magdeburg, bestehend aus dem Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R. und der Medizinischen Fakultät der Otto-von-Guericke Universität Magdeburg plant zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Contract- und eProcurement-Management die Einführung einer geeigneten Softwarelösung. Dadurch sollen die Geschäftsprozesse der Verwaltungen in diesen Bereichen weitestgehend digitalisiert werden. Nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen, soll die Software phasenweise in der gesamten Verwaltung der UMMD ausgerollt werden. Dafür soll im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung eine Leistung beauftragt werden, die nachfolgende Zielsetzungen im Vordergrund beinhaltet: 1. Durchführung und Bewertung (SWOT-Analyse) einer Geschäftsprozessanalyse zur Projektvorbereitung und IST-Aufnahme der gelebten Prozesse 2. Review-Veranstaltung zur Auswertung der aufgenommenen IST-Geschäftsprozesse 3. Erstellung einer Soll-Definition der Prozesse (Blue-Print) sowie eines Lasten- und Pflichtenheftes 4. Durchführung eines Change-Managements für ggf. notwendige Prozessänderungen bei der Implementierung der Software-Lösung. 5. Implementierung notwendiger Software des Anbieters einschließlich für das Projekt notwendiger Softwareeinstellungen (Customizing) und deren Dokumentation 6. Pilotierung, Erstellung von Testszenarien für Funktions- und Integrationstest sowie die phasenweise Integration der Software 7. Erstellung von Schulungsunterlagen, Administratorenschulung, Key-User- und Anwenderschulungen 8. Erstellung der notwendigen Anwenderdokumentation auf der Basis von Geschäftsprozessen der UMMD Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung einer ganzheitlichen Softwarelösung, die durch medien- und prozessbruchfreie sowie digitale Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt) zur Optimierung der gesamten Verwaltung beitragen sollen. Für ein ganzheitliches und besseres Changemanagement wird das gesamte Projekt an der UMMD unter der Projektbezeichnung DIGI-PRO-TRACT (Digital eProcurement and Contractmanagement) geführt. Zu IV.1.4) In der dritten Phase „Verhandlungsphase“ des Verhandlungsverfahrens sollen auf der Grundlage der ersten Angebote alle teilnehmenden Bieter (mind. 5 Bieter) zur Präsentation eingeladen werden. In der Präsentation sollen die Inhalte des Konzeptes plausibel und zusammenfassend vorgestellt werden und Leistungsfähigkeit (Live Demo) der Softwarelösung anhand vorgegebener Use-Case veranschaulicht werden. Die Präsentation inklusive Live-Demo soll vor Ort beim Auftraggeber am Universitätsklinikum Magdeburg erfolgen und soll maximal 135 Minuten in Anspruch nehmen. Es ist beabsichtigt, die gesamte Präsentation digital aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung dient ausschließlich den Dokumentationspflichten des Ausschreibungsverfahrens. Die präsentierenden Bieter unterzeichnen dazu eine entsprechende Einverständniserklärung. In der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, teilt die UMMD den berücksichtigten Bewerbern, einen genauen Termin für die Unternehmensvorstellung mit. Die Präsentationen finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 7-8.2023 statt. Die Bieter haben vor Beginn des jeweiligen Präsentationstermins, mind. 3 Tage vorher, die Präsentation und die Einverständniserklärung zur Aufzeichnung über das eVergabe-Portal zur Verfügung zu stellen. Anschließend nimmt der Auftraggeber eine vorläufige Bewertung (Abschichtung) auf Basis der aufgestellten Zuschlagskriterien vor, so dass zur weiteren Verhandlung bis zu drei Bieter mit den wirtschaftlichsten Angeboten eingeladen werden, an weitere zu führenden Aufklärungs- und Verhandlungsgesprächen teilzunehmen, um ihr Angebot zu optimieren.