Facility management i staten bølge 2

Description

Facility Management opgaverne i en stor del af den danske stat samles hos Bygningsstyrelsen. Opgaverne udbydes i 3 bølger, hvor de daglige leverancer indenfor Facility Management vil blive varetaget af en ekstern leverandør i en integreret kontrakt for hver af de 3 bølger. Nærværende udbud vedrører bølge 2 og har en anslået årlig værdi på 300 mio. DKK indenfor serviceområderne renhold, forplejning (kantine), intern service, udearealer, indvendig vedligehold, affaldshåndtering samt vagt og sikkerhed. De omfattede institutioner i 2. bølge er geografisk placeret i og omkring Hovedstadsområdet og driftsstart forventes i maj 2022. Lot 1: Udbuddet omfatter følgende serviceområder: 1) Renhold, planteservice og vinduespolering 2) Forplejning 3) Intern service 4) Udearealer 5) Indvendigt vedligehold 6) Affaldshåndtering 7) Vagt og sikkerhed Hvert serviceområde indeholder en række delservices og der henvises til udbudsmaterialet for detaljeret uddybning heraf, herunder også nærmere oplysninger om omfang og servicekrav. Udover at samle opgaverne, der hidtil har været løftet dels via statens Indkøbsaftaler, andre tværstatslige samarbejdsaftaler og dels via lokale mindre serviceaftaler, foretages der en øget udlicitering særligt inden for serviceområde 3) Intern service. Udbuddet forventes at omfatte ca. 60 ejendomme i varierende størrelse fordelt på 330.000 rengjorte m2, geografisk placeret i og omkring hovedstadsområdet. Ikke alle tjenesteydelser, udføres på samtlige institutioner; dette afhænger bl.a. af den pågældende institutions karakter og størrelse og af om ejendommen er ejet eller lejet af staten. Bygningsstyrelsen ønsker at sikre, at leverancerne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos institutionerne og har derfor stort fokus på en skalérbar kontrakt, der eksempelvis kan favne indflytning i nye bygninger og fraflytning af andre. Desuden ønsker Bygningsstyrelsen, at leverandøren i kontraktperioden tager initiativ til at forbedre og effektivisere på de enkelte serviceområder og på tværs af aftalen, hvor dette findes fornuftigt. Bygningsstyrelsen ønsker med udbuddet at finde en stærk samarbejdspartner, der har et vedvarende fokus på at optimere statens Facility Management indkøb og derigennem reducere de samlede omkostninger, uden at dette får betydning for det aftalte kvalitetsniveau, ligesom Bygningsstyrelsen ønsker en samarbejdspartner, der kan understøtte en statslig Facility Management løsning, hvor bæredygtighed og grønne løsninger spiller en stadig større rolle. Aftalen indeholder derfor også incitamentsmodeller, der skal understøtte dette. Opgaveløsningen skal løbende understøttes digitalt med henblik på at optimere forretningsprocesserne samt sikre god kundeservice. Bygningsstyrelsen stiller et IWMS system (Atrium) med dertilhørende Helpdesk til rådighed. En række medarbejdere omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven vil overgå til den vindende leverandør ved driftsstart. Aftalen forventes indgået ultimo 2021 med en forberedelsesperiode frem til driftsstart 01.05.2022. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, med prækvalificering af 4 ansøgere og forventeligt 1 forhandlingsrunde. Ordregiver kan efter hvert forhandlingstilbud, på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne, vælge at udelukke en Tilbudsgiver, fra den videre proces. Medmindre Bygningsstyrelsen vælger at tildele opgaven med udgangspunkt i et indledende tilbud, gennemføres der et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne inviteres til parallelle forhandlingsmøder, som vil blive dokumenteret jf. udbudsbetingelserne. Fristerne for aflevering af tilbud fremgår af udbudsmaterialet. Forhandlingsmøderne vil blive afholdt i uge 21-23 på adressen Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 København V. Forhandlingsmøderne er berammet til at foregå i tidsrummet kl. 9 til kl. 17. Formålet med forhandlingsmøderne er at sikre, at tilbudsgiverne er opmærksomme på, hvor deres tilbud bør forbedres. Bygningsstyrelsen vil derfor kommentere de allerede afgivne tilbud, hvor tilbudsgiverne ved forhandlingsmødet får lejlighed til at udfordre udbudsmaterialet, jf. også udbudsbetingelsernes bilag D. I relation til punkt II.1.5) og II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid. Skønnet er baseret på det historiske forbrug. I den anførte kontraktsum er også indregnet brugernes direkte betaling til leverandøren. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet i sin helhed. Udbudsbetingelserne indeholder en nærmere beskrivelse af opgaven og udbudsforløbet, og det øvrige materiale indeholder en beskrivelse af opgavens omfang.