Inanspruchnahme von Prozessberatung im Fachdienst Bauen

Description

Für die Struktur- und Prozessoptimierung im FD Bauen wird seit Ende 2015 externe Hilfe in Anspruch genommen. Um die Maßnahmen abzuschließen, ist noch ein weiterer Dienstvertrag notwendig. Zu Beginn der Organisationsuntersuchung war das Ausmaß der benötigten Beratungsleistungen nicht absehbar. Durch die schrittweise Erarbeitung von Strukturen, Prozessen etc. sowie durch die zeitweise sehr instabilen Rahmenbedingungen im FD Bauen sind weitere Handlungsbedarfe offensichtlich geworden, deren Aufarbeitung im Zuge des begonnenen Veränderungsprozesses unabdingbar ist. Es handelt sich hierbei um aufeinander aufbauende Maßnahmen, die ineinandergreifen und Erfahrungswissen aus den vorherigen Veränderungsschritten sowie vertiefte Kenntnisse der hiesigen Strukturen und Zusammenhänge erfordern. Mit den im vorliegenden Angebot angesetzten Aufwendungen für 2021 liegt der gesamte Auftragswert nach § 106 GWB über dem EU-Schwellenwert in Höhe von 214 000 EUR für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. Lot 1: Als Ergebnis der im FD Bauen abgeschlossenen Organisationsvoruntersuchung zeigte sich der Bedarf weitergehender Maßnahmen im Organisationsbereich. Aufgrund der Komplexität des Vorhabens, der Notwendigkeit eines sehr spezialisierten Fachwissens bezüglich der Fachanwendung SEVA und des Fachwissens im Bereich der ablaufoptimierenden Maßnahmen wurde entschieden, ein externes Unternehmen zu beauftragen. Die in diesem Zusammenhang erbrachten Leistungen beziehen sich auf eine sehr spezifische Kombination aus technischen Verfahren des Programms SEVA (CABS), den ablaufoptimierten Arbeitsprozessen sowie der Abbildung der Bedarfe der Bauaufsichtsbehörde hinsichtlich digitalisierter Verfahren in SEVA. Das Ziel ist auch weiterhin, die Gestaltung von effektiven Arbeitsprozessen und die Qualitätssicherung im Zuge der vollständig digitalisierten Bearbeitung der Verfahren im FD Bauen. Zu Beginn der Organisationsuntersuchung war das Ausmaß der benötigten Beratungsleistungen nicht absehbar. Durch die schrittweise Erarbeitung von Strukturen, Prozessen etc. sowie durch die zeitweise sehr instabilen Rahmenbedingungen im FD Bauen sind weitere Handlungsbedarfe offensichtlich geworden, deren Aufarbeitung im Zuge des begonnenen Veränderungsprozesses unabdingbar ist. Es handelt sich hierbei um aufeinander aufbauende Maßnahmen, die ineinandergreifen und Erfahrungswissen aus den vorherigen Veränderungsschritten sowie vertiefte Kenntnisse der hiesigen Strukturen und Zusammenhänge erfordern. Aufgrund der Corona-Pandemie und der sich damit veränderten Rahmenbedingungen, wie z. B. die Wahrnehmung der für den Veränderungsprozess notwendigen Termine und der zur Verfügung stehenden Ressourcen, konnten die für 2020 geplanten Leistungen nur zu ca. 78 % umgesetzt werden. Für 2021 stehen nun die Restarbeiten für 2020 und die Umstellung der verbleibenden Leistungen aus. Die digitale Neuordnung des FD Bauen sollte in 2021 größtenteils abgeschlossen sein. Es würde einen unverhältnismäßig hohen zeitlichen und wirtschaftlichen Aufwand bedeuten, bisherige konzeptionelle Entwicklungen, in der Umsetzung gemachte Erfahrungen und bereits geplante Prozesse derart aufzubereiten, dass ein/e anderer/e Berater/in in die laufende Prozessentwicklung einsteigen könnte. Die aktuellen Marktrecherchen ergaben keine signifikanten Veränderungen bezüglich des Angebots dieser sehr speziellen Leistungen. Der bisher eingesetzte Berater, der bis zum 31.12.2019 bei der Firma Syncwork angestellt war, ist seither bei der Civitalis GmbH tätig. Durch seinen Weggang wird die Firma Syncwork AG nun zu einem weiteren Beratungsunternehmen in der Sparte der kommunalen Bauaufsichtsbehörden in Zusammenarbeit mit der Firma CABS. Die umfassende fachliche Expertise hinsichtlich der kommunalen Bauaufsichtsbehörden (auch des FD Bauen) liegt durch die jahrelange Erfahrung und aufgrund der umfassenden Zusammenarbeit mit der Firma CABS weiterhin in der Person begründet.Er hat auch weiterhin als einziger Berater das Zertifikat „CABS Solutions Certified Expert“. Für 2021 liegen die geplanten Aufwendungen bei ca. 30 400,00 EUR zzgl. MwSt. (zzgl. Reisekostenpauschale bei Vor-Ort-Terminen). Entsprechende Ansätze sind vorhanden und eingeplant. Den bisherigen Recherchen zur Folge kommt aufgrund des grundlegenden Alleinstellungsmerkmals auch weiterhin nur der bisherige Berater der Firma Civitalis zur Erbringung der Leistung in gleichbleibender Qualität in Frage. Bei einzelnen Teilaufgaben wird er durch eine/n andere/n Berater/in der Firma unterstützt. Bei einer Ausschreibung würde ein Wettbewerb suggeriert, der tatsächlich nicht besteht. Aufgrund der oben beschriebenen Gründe ist es in diesem Fall nicht empfehlenswert, diese Leistung auszuschreiben. Die wirtschaftlichen Gründe sowie das Alleinstellungsmerkmal der umfassenden fachlichen Expertise sprechen für eine weitergehende Beauftragung.