organizacja i obsługa studyjnych wyjazdów zagranicznych w ramach Projektu „Kreatywna Małopolska II” z podziałem na 3 części

Description

Numeracja zgodna z SWZ: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa studyjnych wyjazdów zagranicznych w ramach Projektu „Kreatywna Małopolska II” finansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, 3 Oś Priorytetowa Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3 Umiędzynarodowienia małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1 Promocja gospodarcza Małopolski, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z podziałem na 3 części. 3.2. Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawierają Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący Załącznik nr 1 do SWZ oraz projektowane postanowienia umowy stanowiące Załącznik nr 8 do SWZ i projektowane postanowienia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiące Załącznik nr 9 do SWZ. Lot 1: część nr 1 – organizacja wizyty studyjnej dla 10 osób z Krakowa (Polska) do Barcelony (Hiszpania) w dniach od 26 lutego do 3 marca 2023 roku I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 1: organizacja wizyty studyjnej dla 10 osób z Krakowa (Polska) do Barcelony (Hiszpania) w dniach od 26 lutego do 3 marca 2023 roku Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla 10 osób z Krakowa (Polska) do Barcelony (Hiszpania) w dniach od 26 lutego do 3 marca 2023 roku, realizowana w ramach projektu “Kreatywna Małopolska II” finansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Rozwoju Funduszu Regionalnego. Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej w okresie od 26 lutego do 3 marca 2023 roku czasu lokalnego dla 10 osób, której celem ma być: • Udział w wydarzeniu branżowym: GSMA Mobile World Congress • Zamówienie nie obejmuje zakupu wejściówek na wydarzenie. Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu: 1. Bilety lotnicze w klasie ekonomicznej w dwie strony na trasie Kraków–Barcelona, Barcelona –Kraków dla 10 uczestników wizyty studyjnej z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym: a. czas oczekiwania na przesiadkę nie może być dłuższy niż 4h, b. przylot powinien nastąpić do godziny 18:00 w dniu 26 lutego 2023 r. czasu lokalnego w Barcelonie c. przesiadka nie może odbywać się na terenie żadnego państwa, na którego terytorium wymagane jest od Polaków posiadanie wiz. d. bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego + 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu. e. Wylot do Barcelony nastąpi 26 lutego, a przylot do Krakowa 3 marca 2023 roku. Lista uczestników wyjazdu zostanie podana na 2 tygodnie przed rozpoczęciem wyjazdu studyjnego. 2. 5 noclegów w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym w Barcelonie: a. w odległości max. 3 km od miejsca wydarzenia - Fira Gran Via, Barcelona (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps), b. w pokojach 1-osobowych z łazienkami wraz ze śniadaniem dla 10 uczestników wizyty studyjnej podczas zaplanowanego pobytu. Wykonawca przedstawi, w formularzu oferty, Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom, ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, że treść oferty nie odpowiada treści SWZ. 3. Wykonawca ma zapewnić Zamawiającemu wyżywienie dla 10 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 4. Prywatne transfery lokalne (busem lub autem odpowiednim dla liczebności grupy) z lotniska w Barcelonie do hotelu i z hotelu na lotnisko w dniu wyjazdu dla 10 uczestników wizyty, przy czym: • kierowca musi osobiście odebrać uczestników z lotniska i przeprowadzić do auta/busa, • kierowca musi uwzględnić możliwość opóźnienia w lotach, Wykonawca pokrywa także wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi, parkingowymi itp. w ramach usługi transportu. 5. Zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 10 uczestników wizyty studyjnej, pokrycie ewentualnych opłat klimatycznych, opłaty parkingowych i drogowych. 6. Wykonawca powinien zapewnić przed wylotem informacje Zmawiającemu o wytycznych dotyczących reżimu sanitarnego obowiązującego w kraju destynacji podczas pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 minimum 2 tygodnie przed wydarzeniem co najmniej w formie mailowej. 7. W terminie do 7 dni od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu z ww. wizyty. W raporcie znajdą się co najmniej takie elementy jak: a. Ogólne informacje o wizycie studyjnej; b. Szczegółowy program wizyty studyjnej. Lot 2: część nr 2 – organizacja wizyty studyjnej dla 10 osób z Krakowa (Polska) do San Francisco (USA) w dniach między 19 do 25 marca 2023 roku II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 2: organizacja wizyty studyjnej dla 10 osób z Krakowa (Polska) do San Francisco (USA) w dniach między 19 do 25 marca 2023 roku Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla 10 osób z Krakowa (Polska) do San Francisco (USA) w dniach między 19 do 25 marca 2023 roku, realizowana w ramach projektu “Kreatywna Małopolska II” finansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Rozwoju Funduszu Regionalnego. Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej w okresie od 19 do 25 marca 2023 roku czasu lokalnego dla 10 osób, której celem ma być: • Udział w wydarzeniu branżowym: Game Developers Conference • Zamówienie nie obejmuje zakupu wejściówek na wydarzenie. Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu: 1. Bilety lotnicze w klasie ekonomicznej w dwie strony na trasie Kraków–San Francisco, San Francisco –Kraków dla 10 uczestników wizyty studyjnej z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym: a. czas oczekiwania na przesiadkę nie może być dłuższy niż 4h, b. przylot powinien nastąpić do godziny 20:00 w dniu 19 marca 2023 r. czasu lokalnego w San Francisco c. przesiadka nie może odbywać się na terenie żadnego państwa, na którego terytorium wymagane jest od Polaków posiadanie wiz. d. bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego + 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu. e. Wylot do San Francisco nastąpi 19 marca, przy czym wylot z San Francisco nastąpi 25 marca, a przylot do Krakowa 26 marca 2023 roku. Lista uczestników wyjazdu zostanie podana na 3 tygodnie przed rozpoczęciem wyjazdu studyjnego. 2. 6 noclegów w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym w San Francisco: a. W odległości max. 1,5 km od miejsca wydarzenia – Moscone Center, 747 Howard St, San Francisco, CA 94103, Stany Zjednoczone (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps), b. w pokojach 1-osobowych z łazienkami wraz ze śniadaniem dla 10 uczestników wizyty studyjnej podczas zaplanowanego pobytu. Wykonawca przedstawi, w formularzu oferty, Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom, ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, że treść oferty nie odpowiada treści SWZ. 3. Wykonawca ma zapewnić Zamawiającemu wyżywienie dla 10 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 4. Prywatne transfery lokalne (busem lub autem odpowiednim dla liczebności grupy) z lotniska w San Francisco do hotelu i z hotelu na lotnisko w dniu wyjazdu dla 10 uczestników wizyty, przy czym: a. kierowca musi osobiście odebrać uczestników z lotniska i przeprowadzić do auta/busa, b. kierowca musi uwzględnić możliwość opóźnienia w lotach. Wykonawca pokrywa także wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi, parkingowymi itp. w ramach usługi transportu. 5. Zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 10 uczestników wizyty studyjnej, uiszczenie ewentualnych opłat klimatycznych, opłat parkingowych i drogowych. 6. Załatwienie i opłacenie grupowego wniosku o zezwolenie na wjazd do USA niezbędnych dla wszystkich uczestników wyjazdu w systemie ESTA (Electronic System do Travel Authorization). 7. Wykonawca powinien zapewnić przed wylotem informacje Zmawiającemu o wytycznych dotyczących reżimu sanitarnego obowiązującego w kraju destynacji podczas pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 minimum 2 tygodnie przed wydarzeniem co najmniej w formie mailowej. 8. W terminie do 7 dni od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu. Lot 3: część nr 3 – organizacja misji przyjazdowej dla 8 dziennikarzy na wydarzenie branżowe Digital Dragons 2023 w Krakowie w dniach 14-16 maja 2023 r. III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 3: organizacja misji przyjazdowej dla 8 dziennikarzy na wydarzenie branżowe Digital Dragons 2023 w Krakowie w dniach 14-16 maja 2023 r. Przedmiotem zamówienia jest organizacja misji przyjazdowej dla 8 dziennikarzy na wydarzenie branżowe Digital Dragons 2023 w Krakowie w dniach 14-16 maja 2023 r. Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej, której celem ma być: • Udział zagranicznych dziennikarzy w Digital Dragons – największym branżowym wydarzeniu dedykowanym przemysłowi gier wideo w Polsce i całej Europie Środkowo-Wschodniej. • Zamówienie nie obejmuje zakupu akredytacji na wydarzenie. Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu: 1. Przelot samolotem dla 8 dziennikarzy do Krakowa i z powrotem w klasie ekonomicznej. Destynacje oraz dane pasażerów zostaną podane najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem misji. Przewidywane destynacje obejmować mogą m.in. Londyn, San Francisco, Los Angeles, Nowy Jork, Szanghaj. Przeloty spoza Europy odbędą się z nie więcej niż 1 przesiadką, przy czym czas oczekiwania na przesiadkę nie może przekroczyć 3h. Bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego + 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu. 2. Transfery lokalne: transport z lotniska do hotelu oraz z powrotem dla 8 uczestników misji przyjazdowej, przy uwzględnieniu, że dziennikarze przylecą o różnych porach. 3. 4 noclegi w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym w Krakowie: a. w odległości nie przekraczającej 800 m od miejsca wydarzenia: Centrum Kongresowe ICE, ul. Marii Konopnickiej 17, Kraków (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps) dla 8 uczestników misji przyjazdowej podczas zaplanowanego pobytu. b. w pokojach 1-osobowych z łazienkami oraz śniadaniem. c. Widok z okna w pokoju hotelowym nie może obejmować wnętrza hotelu (np. lobby) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom, ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, ze treść oferty nie odpowiada treści SWZ. 4. Wykonawca ma zapewnić Zamawiającemu wyżywienie dla 8 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 5. Zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 8 uczestników wizyty studyjnej, uiszczenie ewentualnych opłat klimatycznych, parkingowych i drogowych. 6. W terminie do tygodnia od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca (w porozumieniu z Zamawiającym) zobowiązany jest do przedstawienia raportu z ww. wizyty. W raporcie znajdą się co najmniej takie elementy jak: a. Ogólne informacje o wizycie studyjnej; b. Szczegółowy program wizyty studyjnej. 7. Harmonogram wykonania zamówienia: Wizyta studyjna powinna być zorganizowane między 15 a 17 maja 2023 roku przy czym przylot do Krakowa następuje 14 maja czasu lokalnego, a wylot z Krakowa następuje 18 maja 2023 roku czasu lokalnego.