E-Akte-System und zugehörige Serviceleistungen

Description

Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung. Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden. Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden. Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von Geschäftsprozessen. Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement, angebunden werden können. Lot 1: Ziel dieser Ausschreibung ist die zentrale Bereitstellung und Weiterentwicklung eines einheitlichen E-Akte-Systems für die digitale Aktenführung innerhalb der AvH und ihrer 260 Mitarbeiter*innen. Das E-Akte-System hat die Kernfunktionalitäten im Bereich Schriftgutverwaltung zu umfassen, insbesondere a. die Registrierung und Verwaltung von Dokumenten, b. die elektronische Aktenbearbeitung, c. die Verwendung dokumentenbasierter Workflows, d. die Abbildung aller Instrumente und Regularien der Schriftgutverwaltung (Aktenpläne, Geschäftszeichenbildungsregeln und Aufbewahrungsfristen, usw.), sowie e. die Integration des E-Akte-Systems in vorhandene Fachverfahren der AvH, insbesondere die eingesetzten E-Mail-Verfahren Dabei ist die Nutzung des vorhandenen Funktionsumfangs des angebotenen E-Akte-Systems im Rahmen einer Standardlösung vorgesehen und zugleich eine weitgehend nahtlose Integration in die Anwendungslandschaft der AvH unter Verwendung vorgegebener Industriestandard-Schnittstellen erfolgen (siehe Leistungsbeschreibung, Kap. 7.4.4). Mit dieser Ausschreibung werden vom*von dem*der künftigen Auftragnehmer*in folgende Leistungsinhalte gefordert: f. Lieferung (Miete bzw. alternativ Kauf) eines E-Akte-Systems inklusive Lizenzen g. Produktbereitstellung einschließlich Produkt-Customizing h. Weiterentwicklung, Pflege und Wartung des Produkts Die Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen oder Werkleistungen über die Vertragslaufzeit unter anderem bei der E-Akte-Systemeinführung (u. a. fachliche und technische Beratung, Schulung, Testunterstützung, Migration von Altdaten) wird von dem*der Auftragnehmer*in erwartet.