ElbPA digitale Personalakte Elbkinder und digitaliserung der Personalakten

Description

Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7.000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in drei Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden. Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer Los 2 : Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten. Lot 1: DMS System liefern, anpassen und betreiben Die angefragten Staffeln sind „kumulativ“ zu verstehen, d.h. für die Berücksichtigung der richtigen Staffel beim initialen Erwerb, aber auch bei Folge-Käufen wird jeweils die gesamte, von Elbkinder jemals bezogene Einkaufsmenge berücksichtigt, nicht nur der einzelne Kaufvorgang. Hintergrund ist, dass mit dieser Ausschreibung zunächst nur initial die Mengen für das Projekt Personal bezogen werden, aber auch für die Folgeprojekte bei Elbkindern die Staffeln bei der Aufstockung von Lizenzen Berücksichtigung finden sollen. Lot 2: Scannen und Archivieren sowie Vernichtung von Personalakten Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.