organisation de la soirée d'accueil du salon Rendez-Vous en France le 25 mars 2024 à Toulouse

Description

le salon Rendez-Vous en France réunit chaque année au printemps l'ensemble des prestataires français du tourisme qui commercialisent leurs produits à l'international et des tour-opérateurs venus du monde entier. L'Édition 2024 du salon se tiendra à Toulouse du 22 au 28 mars 2024. L'Objet du présent marché est l'organisation de la soirée d'accueil du 25 mars 2024 qui réuinira environ 950 professionnels.Les prestations faisant l'objet du marché sont :1.la production de l'évènement en lien avec le groupement de commande ;2.les prestations de restauration ;3.les prestations techniques (éclairage, sonorisation, chauffage, scène, vidéo, captation, etc) ;4.les prestations d'animation de la soirée ;5.les prestations de transferts de participants.Ces prestations font l'objet de cinq lots distincts Lot 1: production de l'évènement la production de l'évènement consiste à assurer, en lien avec le groupement de commande, la coordination du ou des prestataires qui seront sélectionnés dans le cadre du présent marché, la coordination avec la société Manatour, gestionnaire du musée Aéroscopia et la coordination avec Atout France Lot 2: restauration les prestations du lot incluent :Proposition, fourniture, confection et service des mets, plats et boissons ;Fournitures des couverts, nappes, serviettes, menus et autres accessoires de la table ;Dressage et débarrassage des tables ;Mise à disposition, montage et démontage des tables, chaises, buffets techniques et offices traiteur ; Lot 3: prestations techniques les prestations techniques incluent :-La mise en lumière de l'intérieur et de l'extérieur du lieu (tarmac sud) de réception ;-La sonorisation intérieure du lieu de réception permettant le prononcé de discours et la diffusion d'animations musicales ;-Le chauffage du lieu de réception ;-L'Installation de deux scènes de dimension 6 x 5 mètres d'une hauteur de 80 centimètres avec escalier d'accès et juponnage (ne pas prévoir de moquette) ;-La diffusion de vidéo par rétroprojecteurs sur écran en toile tendue en fond de scène ;-La captation de vidéo à l'intérieur du lieu de réception ;-La distribution électrique incluant armoires électriques, câbles et passages de câbles ;-La préparation et la régie chantier incluant repérages et préparation de documents, retour matériels et 16 systèmes intercoms Hf ;-La livraison, le montage, l'exploitation, le démontage et la reprise des installations Lot 4: animation les prestations d'animation incluent :1 Animation musicale d'accueil sur le tarmac sud à 19h30le prestataire en charge de l'animation devra proposer une animation musicale originale si possible en lien avec le thème de l'aviation. En cas de conditions météorologiques défavorables ne permettant pas l'accueil des convives sur le tarmac sud, en extérieur, cette animation sera assurée à l'entrée du musée.2 Animation musicale du repas à 20h30le prestataire en charge de l'animation devra proposer une animation musicale d'ambiance cosy incluant des clins d'oeil à la Ville Rose et notamment au répertoire de Claude Nougaro.3 Animation originale de fin de repas à 21h15le prestataire en charge de l'animation devra proposer une animation originale si possible en hommage à Toulouse et devra illustrer l'avenir de l'aéronautique plus vert et plus responsable Lot 5: transferts des tour-opérateurs cette prestation consiste en la prise en charge du transfert par autocars des tour-opérateurs, soit environ 800 personnes, depuis leur hôtel vers le site d'aéroscopia puis de leur retour du site d'aéroscopia à leur hôtel.Le transfert devra être assuré par des chauffeurs connaissant bien la destination et avec des autocars de tourisme haut de gamme. Le ou les prestataires retenus devront être en capacité de disposer d'un minimum de 20 autocars d'une capacité de 50 personnes.Les tour-opérateurs seront hébergés dans 21 hôtels situés sur le territoire de Toulouse Métropole et dont la liste sera remise au(x) prestataire(s) retenu(s). Des points de rendez-vous seront identifiés et communiqués au(x) prestataire(s).Les tour-opérateurs devront être arrivés sur le site d'aéroscopia à 19h30 et en repartir à 22h30