Personalbedarfsermittlung

Description

Ziel der Beschaffung ist die Durchführung von Personalbedarfsermittlungen (PBEen) zur Erhebung einer Datenbasis und sich daran anschließenden erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten. Die PBEen sollen im Einvernehmen dem Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung in seiner jeweils gültigen Fassung vorgenommen werden (https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html). Die erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten erfolgen gemeinsam mit der Abteilung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement (OE+QM). Folgende Aufgaben sind insbesondere wahrzunehmen: • Vorhaben gemeinsam mit der Abteilung OE+QM und dem Untersuchungsbereich planen • Aufgabenkatalog/Prozesskatalog des Untersuchungsbereichs in der IBO-Software „ibo Personalbemessung.NET“ anlegen • Aufgabenarten des Untersuchungsbereichs identifizieren und definieren • Methodenauswahl treffen • Methodenmix anwenden • Beschäftigte hinsichtlich der anzuwendenden Methodik schulen, bspw. auch zur Anwendung einer Stoppuhr im Rahmen der Selbstaufschreibung. Bei der BGW wird die Stoppuhr der Firma IBO eingesetzt • Messgrößen/Mengentreiber gemeinsam mit dem Untersuchungsbereich festlegen • Vorhandene Statistiken erfragen und verwenden • Daten aus Fachverfahren erfragen und verwenden • Repräsentative Erhebungszeiträume gemeinsam mit der Abteilung OE+QM ermitteln und auswählen • Zeitdauer der Erhebung gemeinsam mit der Abteilung OE+QM festlegen • Zeit- und Mengendaten mittels ausgewählter Methoden ermitteln • Fortlaufende Vollzugskritik und Prozessoptimierung innerhalb des Erhebungsverfahrens durchführen • Optimierungspotenziale aus den Erhebungsverfahren identifizieren • Personalbedarf im IST mit der gewählten Methode auf Grundlage der Erhebungsbasis berechnen • Ermittelte Ergebnisse gemeinsam mit der Abteilung OE+QM auf Plausibilität prüfen • Ist-Personalbedarf im dem Ist-Personaleinsatz vergleichen • Steuerkreise in Zusammenarbeit mit der zuständigen Fachbereichsleitung OE+QM durchführen, insbesondere den Personalbedarf im IST erläutern. • Dokumentationen zu den vorgenommenen Tätigkeiten erstellen Lot 1: Ziel der Beschaffung ist die Durchführung von Personalbedarfsermittlungen (PBEen) zur Erhebung einer Datenbasis und sich daran anschließenden erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten. Die PBEen sollen im Einvernehmen dem Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung in seiner jeweils gültigen Fassung vorgenommen werden (https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html). Die erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten erfolgen gemeinsam mit der Abteilung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement (OE+QM). Folgende Aufgaben sind insbesondere wahrzunehmen: • Vorhaben gemeinsam mit der Abteilung OE+QM und dem Untersuchungsbereich planen • Aufgabenkatalog/Prozesskatalog des Untersuchungsbereichs in der IBO-Software „ibo Personalbemessung.NET“ anlegen • Aufgabenarten des Untersuchungsbereichs identifizieren und definieren • Methodenauswahl treffen • Methodenmix anwenden • Beschäftigte hinsichtlich der anzuwendenden Methodik schulen, bspw. auch zur Anwendung einer Stoppuhr im Rahmen der Selbstaufschreibung. Bei der BGW wird die Stoppuhr der Firma IBO eingesetzt • Messgrößen/Mengentreiber gemeinsam mit dem Untersuchungsbereich festlegen • Vorhandene Statistiken erfragen und verwenden • Daten aus Fachverfahren erfragen und verwenden • Repräsentative Erhebungszeiträume gemeinsam mit der Abteilung OE+QM ermitteln und auswählen • Zeitdauer der Erhebung gemeinsam mit der Abteilung OE+QM festlegen • Zeit- und Mengendaten mittels ausgewählter Methoden ermitteln • Fortlaufende Vollzugskritik und Prozessoptimierung innerhalb des Erhebungsverfahrens durchführen • Optimierungspotenziale aus den Erhebungsverfahren identifizieren • Personalbedarf im IST mit der gewählten Methode auf Grundlage der Erhebungsbasis berechnen • Ermittelte Ergebnisse gemeinsam mit der Abteilung OE+QM auf Plausibilität prüfen • Ist-Personalbedarf im dem Ist-Personaleinsatz vergleichen • Steuerkreise in Zusammenarbeit mit der zuständigen Fachbereichsleitung OE+QM durchführen, insbesondere den Personalbedarf im IST erläutern. • Dokumentationen zu den vorgenommenen Tätigkeiten erstellen Die PBEen sollen im Einvernehmen dem Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung in seiner jeweils gültigen Fassung vorgenommen werden (https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html). Die Leitungskräfte des Untersuchungsbereichs nehmen an der Erhebung ebenfalls Teil. Vorgesehen ist, ihren Bedarf für Leitungsaufgaben ebenfalls zu erheben. Die Erhebung soll aufgaben- und prozess-bezogen (Leitungsprozesse, Leitungsaufgaben in Fachprozessen) erfolgen. Die BGW hat zu den PBEen zusätzlich eine Dienstvereinbarung geschlossen. Diese soll bei der Ermittlung des Personalbedarfs beachtet werden und wird durch die BGW zur Verfügung gestellt. Danach wird den Personalvertretungen sowie der Gleichstellungsbeauftragten die Mitarbeit vor der Erhebung des Personalbedarfs angeboten. Die Einladung erfolgt über die Abteilung OE+QM. Weiterhin ist bei der Erhebung durch Zeitaufnahme mittels eines dv-gestützten Zeitmessverfahrens vor der Erhebung eine Testphase durchzuführen. Korrekturbedarfe werden vor der Erhebung be-rücksichtigt. Ferner sollen Sie als Bieterin/als Bieter den Beschäftigten des Untersuchungsbereichs für Rückfra-gen während der Erhebung zur Verfügung stehen. Nach Abschluss der Erhebungen ist der Personalbedarf im IST unverzüglich zu ermitteln und der Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten zu erläutern. Die Erläuterung erfolgt ge-meinsam mit der Abteilung OE+QM. Übersichten über die vorhandenen Dienstposten und die Funktionen, Anzahl und Wertigkeit der Stellen des Untersuchungsbereichs werden zur Verfügung gestellt. Auch sind Beschäftigtenlisten und der Stellenplan in seiner jeweils gültigen Fassung vor-handen. Zeitwertermittlungen, Ermittlungen und Berechnung des Personalbedarfs werden durch die Soft-ware der Firma IBO Software GmbH jeweils in der aktuellen Version unterstützt. Ein Aufgabenkata-log/Prozesskatalog des Untersuchungsbereichs wird zur Verfügung gestellt und ist in der IBO-Software „ibo Personalbemessung.NET“ durch die Bieterin/ den Bieter anzulegen. Ein Dienstrech-ner der BGW wird dem Bieter/der Bieterin befristet für das Untersuchungsvorhaben zur Verfügung gestellt. In dem Aufgabenkatalog/Prozesskatalog sind erste Ergebnisse einer Zweckkritik sowie einer Vollzugskritik/Prozessoptimierung bereits eingearbeitet. Ferner sind Prozesse des Untersu-chungsbereichs nach den Priorisierungskriterien des Bundesministeriums des Innern beschrieben. Beschriebene Prozesse des Untersuchungsbereichs werden ebenfalls zur Verfügung gestellt. Die Prozesse der BGW werden aktuell über ADONIS GPM der Firma BOC Group modelliert. Vereinzelt sind jedoch Prozesse mit Hilfe von Office-Produkten, bspw. Visio 2016, beschrieben. Die BGW beabsichtigt im Jahr 2023 mit den Personalbedarfsermittlungen zu beginnen. Die Erhe-bungen sollen durch den Bieter/die Bieterin jährlich bis einschließlich 2026 durchgeführt werden. Die Angaben zu den Stellenzahlen beziehen sich auf das Stellenvolumen zum Stellenplan 2022. Die Leitungsstellen sind in den Stellenangaben enthalten. Untersuchungsbereiche im Zeitraum von 2023 bis 2024 • Akkreditierung und Prämien (6,50 Stellen) • Betriebsärztliche und Sicherheitstechnische Betreuung (31,00 Stellen) • Personal und Personalentwicklung (38,00 Stellen) • Vertriebsunterstützung, Beratersteuerung (17,00 Stellen) • Präventionszentrum (29,50 Stellen) • Akademie Dresden (17,50 Stellen) • Zentrale Verwaltung und Bewirtschaftung (41,50 Stellen) • Recht und Regress (23,50 Stellen) • Arbeitsmedizin, Gesundheitswissenschaften, Gefahrstoffe (37,50 Stellen) • IT-Anwendungsentwicklung, IT-Kundenbetreuung (44,50 Stellen) • Produktentwicklung (27,50 Stellen) Die Erhebung des Personalbedarfs wird mit hoher Wahrscheinlichkeit frühestens in der zweiten Jahreshälfte 2023 starten. Einzelne Erhebungen werden ggf. erst mit im Jahr 2024 starten. Es wird erwartet, dass die Erhebungen in den genannten Untersuchungsbereichen mit Ablauf des Jahres 2024 abgeschlossen sind. Der Abschluss setzt eine vorherige Plausibilisierung der erhobenen Er-gebnisse voraus. Untersuchungsbereiche im Zeitraum von 2025 bis 2026 • Bezirksverwaltungen, Erstbearbeitung, Koordination (164,14 Stellen) • Bezirksverwaltungen, Service, Koordination (125,71 Stellen) • Bezirksverwaltungen, BK-Reform (244,00 Stellen) • Bezirksstellen, Aufsichtspersonen gehobener Dienst (37,00 Stellen) • Präventionskoordination (13,75 Stellen) • Unternehmerbetreuung (163,48 Stellen) Die Erhebung des Personalbedarfs wird mit hoher Wahrscheinlichkeit mit Beginn des Jahres 2025 starten. Einzelne Erhebungen werden ggf. erst mit im Jahr 2026 starten. Es wird erwartet, dass die Erhebungen in den genannten Untersuchungsbereichen mit Ablauf des Jahres 2026 abgeschlossen sind. Der Abschluss setzt eine vorherige Plausibilisierung der erhobenen Ergebnisse voraus