Accounting, auditing and fiscal services

Description

Die MPG hat einen regelmäßigen Bedarf an Auditleistungen für verschiedene geförderte Projekte. Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist daher die Vergabe jeweils eines Abruf-Rahmenvertrags zur Beschaffung von Dienstleistungen 1) im Bereich der Kostenprüfung von Forschungsprojekten nach dem EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation („Horizon 2020“) einschließlich der Erstellung von Audit-Zertifikaten zum Nachweis für die auflagengerechte Mittelverwendung (vgl. Los 1) sowie 2) im Bereich der Prüfung von Verwendungsnachweisen für Projekte, die durch die Alexander-von-Humboldt Stiftung gefördert werden („AvH 2020“), einschließlich der Bestätigung der auflagengerechten Mittelverwendung (vgl. Los 2) aufgeteilt in die vorgenannten 2 Lose. Die Auftragsausführung ist in beiden Losen dem Berufsbild des Wirtschaftsprüfers vorbehalten (vgl. § 44 VgV). Mit Los 1 wird eine Rahmenvereinbarung (RV) mit 1 RV-Partner zur Beschaffung von regelmäßig notwendigen Dienstleistungen im Bereich der Kostenprüfung von Forschungsprojekten nach dem EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation („Horizon 2020“) einschl. der Erstellung von Audit-Zertifikaten zum Nachweis für die auflagengerechte Mittelverwendung ausgeschrieben. Die Auftragsausführung ist dem Berufsbild des Wirtschaftsprüfers vorbehalten. Die zu erbringenden Leistungen umfassen die Zertifizierung der Projekte des EU-Rahmenprogramms „Horizon 2020“ entsprechend deren Vorgaben für Horizon 2020 im Annotated Model Grant Agreement, veröffentlicht zB im Portal der EU-Kommission Funding&Tender opportunities unter: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents;programCode=H2020 Dem Auftragnehmer (AN) obliegen insb. folgende auftragsgemäße Leistungen: Kostenprüfung i. V. m. zugehöriger Kostenstelle und ggf. Kostenträger. Die Methodik zur Durchführung der Prüfungshandlungen umfasst u. a. Befragung und Analyse, (Neu)Berechnungen, Vergleiche, Kontrollen der rechnerischen Richtigkeit, Prüfung von Aufzeichnungen und Unterlagen und basiert im Wesentlichen auf den Vorgaben der EU. Die vorzunehmenden Prüfungshandlungen umfassen z. B.: a. Prüfung der eingereichten Prüfungsunterlagen auf Vollständigkeit innerhalb von 5 Kalendertagen nach Auftragserteilung und Zugang der Prüfungsunterlagen, b. Bei festgestellter Unvollständigkeit der eingereichten Prüfungsunterlagen, Nachfordern der fehlenden Unterlagen, um die Abgabe der Prüfungsergebnisse (Audit) 14 Tage nach Auftragserteilung zu erreichen, c. Prüfung der Personalkosten entsprechend den Vorgaben von „Horizon 2020“ u. a. durch — (Neu)Berechnung der Stundensätze für die Entlohnung des Personals und der Personalgemeinkosten; — Überprüfung und Beschreibung der Zeiterfassung für die Beschäftigten; — Prüfung der Arbeitsverträge. d. ggfs. Prüfung von Unterverträgen (Bestätigung, ob im Einklang mit vorgeschriebenen Verfahren), e. Prüfung der im Projekt geltend gemachten abschreibungsfähigen Anlagen und Investitionen, f. Prüfung der Ermittlung der indirekten Kosten und Bestätigung; dass bestimmte nicht abrechnungsfähige Kosten in den Gemeinkosten nicht enthalten sind, g. Prüfung der sonst. direkten Kosten, wie z. B. Reisekosten, Tagungsgebühren, Betriebsstoffe etc., Investitionen und deren Projektzugehörigkeit sowie der zeit- und wertgerechten Verteilung auf das Projekt, h. Prüfung der Adjustments aus vorherigen Abrechnungszeiträumen, i. Erstellung eines unabhängigen Ausgabenprüfungsberichts (Zertifikat) über die Kostenaufstellung der geprüften Projekte entsprechend den Muster-Vorgaben der EU. Darüber hinaus: — Erstellen eines Berichts zum 1.7. eines jeden Jahres und Information der Generalverwaltung im Falle festgestellter gravierender Verstöße gegen die Vorgaben der EU; — Der AN muss die fach- und termingerechte und sorgfältige Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen gewährleisten (gemäß den Vorgaben der EU und nach Maßgabe der Vergabeunterlagen). Er hat hierbei alle einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Berufsordnungen zu beachten. — Die ordnungsgemäßen und vollständigen in Auftrag gegebenen Audit-Zertifikate müssen dem Auftraggeber (AG) jeweils spätestens 20 Kalendertage nach der vom AN bestätigten Erteilung des Einzelauftrags und der Übermittlung der Unterlagen durch den AG bzw. nach Beginn der Vorort-Prüfung vorliegen, soweit nicht eine kürzere Bearbeitungszeit vereinbart wird. Die Nichteinhaltung kann zu Nachteilsausgleich führen. — Der Auftragnehmer ist allein dafür verantwortlich, die für die anforderungsgerechte Erstellung der Audit-Zertifikate einschlägigen und jeweils aktuellen Vorschriften und Bestimmungen – hier insbesondere der EU – zu beachten. Vgl. ausführliche Leistungsbeschreibung in Kap.5.2 der Vergabeunterlagen. Zu den Abrufberechtigten aus der RV vgl. auch Kap.1.7.3 der VU. Mit Los 2 wird eine Rahmenvereinbarung (RV) mit 1 RV-Partner zur Beschaffung von regelmäßig notwendigen Dienstleistungen im Bereich der Prüfung von Verwendungsnachweisen für Projekte, die durch die Alexander-von-Humboldt Stiftung gefördert werden („AvH 2020“) ausgeschrieben. Die Auftragsausführung ist dem Berufsbild des Wirtschaftsprüfers vorbehalten. Die zu erbringenden Leistungen umfassen die Prüfung des Verwendungsnachweises der der Alexander-von-Humboldt-Projekte einschließlich der Bestätigung der auflagengerechten Mittelverwendung entsprechend den jeweiligen Verwendungsbestimmungen des Projektes, z. B. veröffentlicht auf der Internet-Seite der Alexander-von-Humboldt-Stiftung unter folgendem Links: — https://www.humboldt-foundation.de/web/institutspartnerschaften.html — https://www.humboldt-foundation.de/web/kovalevskaja-preis.html — https://www.humboldt-foundation.de/web/max-planck-humboldt-forschungspreis.html Dem Auftragnehmer (AN) obliegen dabei insb. folgende auftragsgemäße Leistungen: a. Prüfung der eingereichten Prüfungsunterlagen (Zwischennachweise, Verwendungsnachweise) auf Vollständigkeit innerhalb von 5 Kalendertagen nach Auftragserteilung und Zugang der Prüfungsunterlagen, b. Bei festgestellter Unvollständigkeit der eingereichten Prüfungsunterlagen, zeitnahes Nachfordern der fehlenden Unterlagen, um die Abgabe der Prüfungsergebnisse (Audit) 14 Tage nach Auftragserteilung zu erreichen, c. Bestätigung der Übereinstimmung der Buchungen und Belege, d. Bestätigung der zweckentsprechenden sowie wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung des Preisgeldes, e. Prüfung der Personalkosten (z. B. kein Stammpersonal, Prüfung der Arbeitsverträge), f. Prüfung der sächlichen Verwaltungsausgaben, g. Prüfung der im Projekt gelten gemachten Investitionen, h. Prüfung von Forschungs- und Entwicklungsverträgen bzw. Weiterleitung von Projektmitteln, soweit im Projekt vorhanden (Bestätigung der Einhaltung der zuwendungsrechtlichen Auflagen), i. Prüfung der Ermittlung und Buchung der Verwaltungspauschale, j. Prüfung der zeitlich und buchhaltungsgerechten Zuordnung auf das Projekt, k. Prüfung des Vorliegens des Sachberichts. Darüber hinaus: — Der AN muss die fach- und termingerechte und sorgfältige Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen gewährleisten (gemäß den jeweiligen Verwendungsbestimmungen). Er hat hierbei alle einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Berufsordnungen, insb. Wirtschaftsprüferordnung und die Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer – bzw. die jeweiligen vergleichbaren, nationalen Bestimmungen; jeweils in der aktuell gültigen Fassung – zu beachten. — Abgabetermin für die vom AN geprüften Zwischennachweise beim Zuwendungsgeber ist der 30.4. eines jeden Haushaltsjahres; Abgabetermin für den vom AN geprüften Verwendungsnachweis über die gesamte Projektlaufzeit ist 4 Monate nach Projektende. — Die ordnungsgemäßen und vollständig geprüften Verwendungsnachweise müssen dem Auftraggeber jeweils spätestens 20 Kalendertage nach der vom AN bestätigten Erteilung des Einzelauftrags und der Übermittlung der Prüfungsunterlagen durch den Auftraggeber bzw. nach Beginn der Vorort-Prüfung vorliegen, soweit nicht eine kürzere Bearbeitungszeit vereinbart wird. Die Nichteinhaltung kann zu Nachteilsausgleich führen. — Der AN ist allein dafür verantwortlich, die für die anforderungsgerechte Prüfung und Bestätigung der Verwendungsnachweise einschlägigen und jeweils aktuellen Vorschriften und Bestimmungen zu beachten. Vgl. ausführliche Leistungsbeschreibung in Kapitel 5.3 der Vergabeunterlagen. Zu den Abrufberechtigten aus der Rahmenvereinbarung vgl. auch Kap. 1.7.3 der VU.