„Organizacja V Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej w dniach 2-4 czerwca 2022 r.”

Description

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie obsługi organizacji V Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej, który odbędzie się w Krakowie w dniach 2-4 czerwca 2022 roku. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia zawiera Opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 4 do SWZ. Lot 1: 1.Przedmiotem zamówienia jest wykonanie obsługi organizacji V Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej, który odbędzie się w Krakowie w dniach 2-4 czerwca 2022 roku. Zamówienie obejmuje w szczególności: 1)organizacja i prowadzenie biura organizacyjnego Kongresu, w tym wyznaczenie Project managera i Koordynatora ds. informatycznych, 2)zapewnienie hostów/ hostess, 3)przygotowanie sal do sesji, 4)przygotowywanie organizacyjne sesji, 5)organizacja szatni oraz recepcji, 6)ustawienie stanowisk dla wystawców, 7)wydrukowania i zebrania od uczestników ankiety, opracowanie raportu, 8)prowadzenie korespondencji z uczestnikami, 9)przygotowanie i zapewnienie zabezpieczeń sanitarnych Kongresu, 10)organizacja transportu - zakup biletów dla uczestników Kongresu, zapewnienie transferów, 11)zaprojektowanie i wykonanie materiałów graficznych na potrzeby Kongresu, 12)wykonanie oznakowania Centrum Kongresowego ICE, 13)wydrukowanie i zainstalowanie wystawy ilustracji dla dzieci, 14)produkcja i przygotowanie materiałów konferencyjnych, 15)stworzenie oraz utrzymanie serwisu internetowego kongresu i rejestracja wszystkich sesji z transmisją on-line (streaming) oraz publikacja nagrań na ww. serwisie, 16)zapewnienie usług cateringowych, 17)zapewnienie ubezpieczenia. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia zawiera Opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 4 do SWZ. 2.Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 31.10.2022 r., w tym: a)oddanie do użytku platformy internetowej – w terminie 21 dni od daty zawarcia umowy. b)zakupione bilety lotnicze/ kolejowe/ autobusowe etc. – najpóźniej do 1 tygodnia przed rozpoczęciem Kongresu tj. do dnia 25 maja 2022 r. c)zgłoszona gotowość do rozpoczęcia – 1 czerwca 2022r. do godziny 15:00 d)raport z ankiet – do dnia 20.06.2022 r. e)umieszczenie relacji z wszystkich sesji na platformie internetowej – do dnia 20.06.2022 r. 3.Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy o wartości nieprzekraczającej kwoty 500 000,01 zł brutto (słownie: pięćset tysięcy złotych 1/100 brutto). Zamówienia te mogą polegać na powtórzeniu całości lub części świadczeń objętych przedmiotem zamówienia podstawowego, w szczególności świadczeń, które są wyszczególnione w opisie przedmiotu zamówienia, zawartym w Specyfikacji Warunków Zamówienia, zgodnych z przedmiotem zamówienia podstawowego (tj. w szczególności organizacji i prowadzenia biura organizacyjnego wydarzeń, w tym wyznaczenie project managera, zapewnienie hostów/ hostess, przygotowanie sal do sesji, przygotowywanie organizacyjne sesji, organizacja szatni oraz recepcji, wydrukowania i zebrania ankiety od uczestników oraz opracowanie raportu, prowadzenie korespondencji z uczestnikami wydarzeń, przygotowanie i zapewnienie zabezpieczeń sanitarnych, organizacja transportu - zakup biletów dla uczestników wydarzeń, zapewnienie transferów, zaprojektowanie i wykonanie materiałów graficznych na potrzeby wydarzeń, wydrukowanie i zainstalowanie wystaw, przygotowanie materiałów konferencyjnych, stworzenie oraz utrzymanie serwisu internetowego wydarzenia, rejestracja audio-video wydarzeń, transmisja on-line (streaming) oraz publikacja nagrań na ww. serwisie, zapewnienie usług cateringowych). Zamówienia te będą udzielane na warunkach analogicznych do warunków umowy dla zamówienia podstawowego, z uwzględnieniem dostosowania do aktualnych potrzeb Zamawiającego, specyfiki zamówień o podobnym charakterze, aktualnego stanu prawnego i wyniku przeprowadzonych negocjacji.