Document management services

Description

Il servizio in concessione consiste nella digitalizzazione completa delle pratiche edilizie e successiva gestione in forma telematica delle richieste di accesso. Il concessionario dovrà garantire l'accesso in forma telematica alle pratiche edilizie scansionate e indicizzate: — a titolo oneroso agli utenti che ne facciano richiesta previo pagamento della tariffa offerta in sede di gara, — a titolo gratuito agli uffici del Comune di Reggio nell’Emilia. Su richiesta della stazione appaltante il concessionario dovrà rendersi disponibile a digitalizzare documentazione cartacea fino ad un importo corrispondente al 20 % del valore contrattuale calcolato su base annua dietro pagamento di corrispettivo (art. 12 del capitolato speciale). Al termine della concessione tutti i dati e gli allegati contenuti nel software del concessionario devono essere consegnati in formato informatico al Comune di Reggio nell’Emilia unico proprietario di detti dati e allegati. Il servizio in concessione consiste nella digitalizzazione completa delle pratiche edilizie e successiva gestione in forma telematica delle richieste di accesso: a) di tutte le pratiche depositate presso l'Archivio Generale del Comune di Reggio nell’Emilia, sito in via Mazzacurati 11 a Reggio nell’Emilia; b) di tutte le pratiche giacenti temporaneamente presso la sede comunale di via Emilia San Pietro 12 a Reggio nell’Emilia; c) di tutte le pratiche depositate presso il Polo Archivistico del Comune di Reggio nell’Emilia gestito da Istoreco, sito in via Dante 11 a Reggio nell’Emilia; d) di tutte le nuove pratiche edilizie che verranno depositate presso il Comune di Reggio nell’Emilia per tutta la durata della concessione. e) dei registri di protocollo e degli indici per nominativo dell’Ente. Le pratiche edilizie scansionate dovranno essere rese disponibili in un software predisposto dal concessionario che dovrà consentire di riversare i dati di cui al comma 4 dell’articolo 6 del progetto esecutivo – capitolato speciale (in prosieguo, per brevità, anche solo «capitolato speciale» o «C.S.») e le relative immagini scansionate sul software jEnte Protocollo dell'Amministrazione comunale; l'attività di dialogo e riversamento dati e immagini scansionate sul software jEnte Protocollo dell'Amministrazione comunale è a carico del concessionario, ivi comprese eventuali modifiche al software jEnte Protocollo per rendere possibile l'integrazione tra i software e le modalità di gestione e riversamento dei dati inerenti le pratiche edilizie del Comune di Reggio nell’Emilia antecedenti al 1989. Il concessionario dovrà garantire l'accesso in forma telematica alle pratiche edilizie scansionate e indicizzate: — a titolo oneroso agli utenti che ne facciano richiesta previo pagamento della tariffa offerta in sede di gara, — a titolo gratuito agli uffici del Comune di Reggio nell’Emilia. L'attività di scansione e inserimento dati di cui al comma 4 dovrà essere svolta presso una sede operativa del concessionario ad una distanza aerea non superiore a 200 km dalla sede dell’Archivio comunale di via Mazzacurati 11 a Reggio nell’Emilia. Il raggio è definito attraverso applicazione WEB, impostando come centro la sede l'Archivio comunale del Comune di Reggio nell’Emilia sito in via Mazzacurati 11 a Reggio nell’Emilia. L'indirizzo della sede operativa in cui avverranno tali attività dovrà essere comunicata al Comune di Reggio nell’Emilia prima della stipula del contratto. Su richiesta della stazione appaltante il concessionario dovrà rendersi disponibile a digitalizzare documentazione cartacea fino ad un importo corrispondente al 20 % del valore contrattuale calcolato su base annua dietro pagamento di corrispettivo (art. 12 del C.S.). Il valore massimo stimato per tale servizio di digitalizzazione documentale su richiesta dell’Amministrazione e dietro pagamento di corrispettivo è di 472 500,00 EUR (quattrocentosettantaduemilacinquecento/00 euro) da calcolarsi su base annua (art. 3, comma 9 del C.S.). Al termine della concessione tutti i dati e gli allegati contenuti nel software del concessionario devono essere consegnati in formato informatico al Comune di Reggio nell’Emilia unico proprietario di detti dati e allegati. Il concessionario al termine della concessione non potrà conservare copia di detti dati e allegati. Si rimanda alla disciplina contenuta nel capitolato speciale per ogni ulteriore informazione sulle caratteristiche, tempi e modalità di esecuzione della concessione di servizi oggetto del presente affidamento.