Letting services of own property

Description

Świadczenie na rzecz Zamawiającego usług w zakresie odpłatnego udostępnienia powierzchni magazynowej spełniającej wymogi określone powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w zakresie przechowania dokumentacji oraz wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r., nr 32, poz. 284), znajdującej się w nieruchomości Wykonawcy, wraz z infrastrukturą towarzyszącą, w celu umożliwienia Zamawiającemu przechowywania dokumentacji Zamawiającego oraz realizacja przez Wykonawcę usług transportu pudeł zbiorczych z dokumentami Zamawiającego, ich rejestrowania, udostępniania rejestru pudeł zbiorczych, udostępniania pustych pudeł zbiorczych i kodów numerycznych pudeł oraz sprzedaży plomb zabezpieczających. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) zawiera załącznik nr 1 do SIWZ oraz istotne postanowienia umowy (IPU) – załącznik nr 2 do SIWZ. 1. W zakresie warunków lokalizacyjnych i technicznych nieruchomości: 1) nieruchomość winna być zlokalizowana na terenach, które nie są terenami zalewowymi. W promieniu 1 km, licząc od granic nieruchomości, nie mogą znajdować się składowiska lub fabryki produkujące materiały toksyczne, radioaktywne, wybuchowe, żrące, łatwopalne; 2) nieruchomość winna znajdować się w maksymalnej odległości nieprzekraczającej 30 km od siedziby Zamawiającego (odległość powyższa liczona będzie przy założeniu, że transport dokumentów dokonywany będzie drogami publicznymi); 3) w przypadku gdy powierzchnia magazynowa zlokalizowana jest na parterze budynku, nieruchomość powinna posiadać rampę towarową umożliwiająca rozładowanie/załadowanie pudeł zbiorczych bezpośrednio z/na samochód. W przypadku braku rampy towarowej rozładunek/załadunek samochodu i dostarczenie pudeł zbiorczych na kondygnację powierzchni magazynowej realizowany jest przez Wykonawcę na jego koszt i ryzyko; 4) w przypadku gdy powierzchnia magazynowa zlokalizowana jest na piętrze budynku, nieruchomość musi być wyposażona w windę towarową pozwalającą na dostarczenie wózka z pudłami zbiorczymi na poziom powierzchni magazynowej bez potrzeby ich ręcznego wnoszenia po schodach. Obsługa windy towarowej realizowana jest nieodpłatnie przez Wykonawcę; 5) wyklucza się możliwość umiejscowienia powierzchni magazynowej na poziomie poniżej linii gruntu, na której stoi nieruchomość; 6) powierzchnia magazynowa musi spełniać łącznie niżej określone warunki: a) wydzielenie powierzchni magazynowej z nieruchomości musi mieć charakter trwały, przez co rozumie się zastosowanie do wydzielenia technologii, w której ściany oraz inne konstrukcyjne elementy wydzielające są mocowane do stałych elementów nieruchomości w sposób, który uniemożliwia łatwy demontaż lub fizyczne uszkodzenie i dostęp do złożonej na powierzchni magazynowej dokumentacji bez wiedzy służb ochrony nieruchomości i Zamawiającego; konstrukcja i same ściany wydzielające powierzchnię magazynową muszą być wykonane z materiałów niepalnych; b) wydzielenie powierzchni nie spowoduje zmniejszenia bezpieczeństwa powierzchni magazynowej poprzez np. brak/ograniczenie dostępu do systemów przeciwpożarowych i systemów monitoringu obejmujących nieruchomość, z której została wydzielona; 7) nieruchomość winna spełniać wymogi przeciwpożarowe określone przepisami powszechnymi, właściwymi dla realizacji przedmiotu umowy; 8) nieruchomość powinna być objęta całodobową ochroną fizyczną realizowaną przez koncesjonowaną firmę – zgodnie z zapisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 838). 2. W zakresie powierzchni magazynowej i powierzchni składowania udostępnionej Zamawiającemu: 1) powierzchnia magazynowa musi: a) stanowić samodzielny lokal w rozumieniu ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2020 r., poz. 532) lub być wydzieloną w obrębie nieruchomości (budynku) izbą lub zespołem izb; b) być objęta ograniczonym dostępem, w sposób umożliwiający całkowitą kontrolę ruchu osobowego poprzez zastosowanie środków technicznych lub proceduralnych zapewniających możliwość identyfikacji osób wchodzących oraz ewidencjonowanie danych tych osób p... 3. Ilość dokumentacji przechowywanej na powierzchni magazynowej w okresie realizacji przedmiotu umowy będzie wynosiła 10 000 pudeł zbiorczych. 4. Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru i transportu pudeł zbiorczych na trasie: a) siedziba Zamawiającego – powierzchnia magazynowa; b) powierzchnia magazynowa – siedziba Zamawiającego. 5. Wykonawca zapewnieni magazyn zapasowy dla dokumentacji złożonej na powierzchni magazynowej. 6. Wykonawca musi posiadać plan awaryjny na wypadek między innymi konieczności ewakuowania zasobu do magazynu zapasowego w przypadkach określonych w załączniku nr 4 do umowy, awarii pojazdu Wykonawcy służącego do transportu pudeł zbiorczych lub awarii infrastruktury informatycznej niezbędnej do działania systemu rejestru pudeł zbiorczych.