Reprographic services

Description

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen. Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1.700 und 2.600 Bänden. Im Rahmen des Auftrags sind — pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt; — die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie — die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich. Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen. Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten. Bestandsbeschreibung Gegenstand des Auftrags sind jährlich rund 140 000 Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) der Zugangsjahre 2020 ff., von denen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse verfügen. Bei der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse ist von einem Gesamtvolumen von ca. 270 000 zu digitalisierenden Seiten auszugehen. Im Buchbestand befinden sich Bücher — mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99 %, Frakturanteil < 1 %, teilweise nicht lateinische Schrift < 0,5 %); — in verschiedenen Sprachen (ca. 85 % Deutsch, Englisch ca. 13 %, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Tschechisch, Russisch, Niederländisch, Chinesisch, Hebräisch, Japanisch, Norwegisch, Türkisch, Portugiesisch, Dänisch, Schwedisch sowie wenige andere Sprachen); — mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate); — mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %); — mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 10 %); Auszuführende Arbeiten Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Der Einsatz buchschonender (Scan-)Verfahren ist erwünscht. Folgende Arbeiten sind auszuführen: 1. Alle zu bearbeitenden Bände sind mit einem maschinenlesbaren Barcode (Akzessionsnummer) ausgestattet, der in der Regel auf der Innenseite des hinteren Einbanddeckels eingeklebt ist, (z. B. F-2020-042905); dieser muss mit einem Scanner eingelesen werden. 2. Auslesen der Titel- und notwendigen bibliografischen Daten aus dem Katalog der Deutschen Nationalbibliothek via SRU-Schnittstelle (s. Anlage 1, Vorgaben für Metadaten) im Format MARC21xml-plus, 3. Überprüfung der Übereinstimmung der Titeldaten mit dem vorliegenden Buch, 4. Überprüfung, ob das Buch ein zu scannendes Inhaltsverzeichnis hat und Sortierung der angelieferten Bände in zwei Bereiche nach Medien mit und ohne Inhaltsverzeichnis, 5. Für Bücher ohne Inhaltsverzeichnis: Dokumentation der Prüfung, monatliche Übergabe der Ergebnisse an die Auftraggeberin sowie Schritt 14. 6. Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis alle folgenden Schritte: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses 7. Nachbearbeitung urheberrechtlich geschützter Bestandteile (dies betrifft ungefähr 10 % der zu bearbeitenden Bücher). 8. Automatische Texterkennung (OCR), 9. Pro Inhaltsverzeichnis sind vier Ausgabeformate zu erzeugen: Multipage-TIFF, PDF, TXT sowie ALTO-XML. 10. Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch den Auftragnehmer, 11. Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin, 12. Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate innerhalb von 5 Arbeitstagen, 13. Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpaket auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem (Hotfolder), siehe Abschnitt Datentransfer, 14. Rückgabe der bearbeiteten Bände auf Bücherwagen.