Miscellaneous business-related services

Description

Erbringung energiewirtschaftlicher Dienstleistungen Die Energieservice Westfalen Weser GmbH sowie die 2 weiteren Tochtergesellschaften der Westfalen Weser Energie GmbH & Co. beabsichtigen die Erbringung der Business-Prozess-Dienstleistungen in den Bereichen Ein-/Auszug, Kundenservice, Abrechnungs- und Forderungsmanagement, Archivierung, Druck, Versand und Gerätemanagement sowie dazugehörige IT-Dienstleistungen. Zum Zweck der Dienstleistersteuerung ist das Reporting in der Form eines Dashboards angefordert. Das Kundenportfolio der drei Mandanten umfasst dabei Geschäfts- und Privatkunden sowie Kommunen. Es stellt sowohl ein RLM- als auch SLP-Portfolio dar. Dabei beträgt die Anzahl der SLP-Kunden ca. 16 000 und der RLM-Kunden ca. 400. Die ausgeschriebenen Dienstleistungen entsprechen einem Full-Service-Paket. Erwartet wird zudem die Durchführung der Migration, die vor der Lieferung der Energiedienste erfolgt. Das Dienstleistungsangebot für das Business-Prozess- und IT-Outsourcing soll sich an den im Folgenden beschriebenen Anforderungen orientieren: Das angefragte Dienstleistungsangebot entspricht einem Full-Service-Paket mit der Abwicklung der energiewirtschaftlichen Prozesse in den Bereichen Ein-/Auszug, Kundenservice, Abrechnungs- und Forderungsmanagement, Archivierung, Druck, Versand sowie Gerätemanagement. Es sollen folgende Dienstleistungen im Rahmen des Business-Prozess-Outsourcings durch den Dienstleister entsprechend erbracht werden: — Ein-/Auszugsprozesse: umfasst die eigenständige Abwicklung des Prozesses inkl. der Anlage des Stammdatenkonstrukts. — Kundenservice: Die Kundenbetreuung erfolgt fernmündlich und schriftlich. Der Prozess umfasst u. a. die Bearbeitung der Postrückläufer. — systemische Verarbeitung der Ablesedaten und Erstellung der Abrechnungen: Die systemische Verarbeitung der Ablesedaten umfasst die systemseitige Abbildung und Pflege der Ablesetermine sowie die Plausibilisierung (ggf. Hochrechnung) und das Einspielen aller Ablesedaten. Die Erstellung der Abrechnungen umfasst folgende Prozessschritte: Anlage und Pflege abrechnungsrelevanter Stammdaten und Tarifkonstrukte (inkl. Nachhaltung von Preisgleitklauseln), Berechnung des Abschlagsbetrags, Fakturierung der Rechnungen, Abwicklung Storno/Korrektur sowie Setzen/Löschen der Abrechnungssperre. Abzurechnende Produkte sind Wärme, Wasser, Strom, Kälte, Druckluft, Dampf, Pacht- und Dienstleistungen, Zählervermietung, Messdienstleistung, HKVO und Mieterstrom. — Forderungsmanagement: umfasst die reguläre Debitorenbuchhaltung. Die Hauptaufgabe liegt bei der Durchsetzung der Forderungen (Mahnwesen) der Auftraggeber gegenüber Kunden inkl. Insolvenzbearbeitung und Organisation des Sperrens/Entsperrens mit dem externen Dienstleister des Auftraggebers. Dabei wird die Durchführung der gerichtlichen Mahnverfahren durch den vom Aufraggeber beauftragten externen Dienstleister erbracht. — Gerätemanagement: umfasst die kaufmännische und technische Datenabwicklung sowie die Verwaltung der analogen und intelligenten Messgeräte im Rahmen der Lagerung, Logistik, In-/Außerbetriebsetzung, Neuanlage und des Wechsels. — Archivierung, Druck, Versand: Der Archivierungsprozess strebt an, die Ablage der postalisch und elektronisch eingegangen Dokumente im System der Energieservice Westfalen Weser GmbH sowie die Ablage und Aufbewahrung im System des Auftragnehmers nach gesetzlichen Vorgaben umzusetzen. Der Versand umfasst sowohl postalische als auch elektronische Kommunikation. Zusätzlich zum Business-Prozess-Outsourcing soll dazu die notwendige IT-Dienstleistung („Abrechnungssystem“) übernommen werden. Das System des Dienstleisters muss über mehrere Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen verfügen. Diese sind u. a.: — SAP, — SQL-Datenbank, — Access-Datenbank, — Auftragssteuerungssystem Gerätemanagement (Technologie noch offen), — Archivierungssystem IBM FileNet, — Kunden-Web-Portal (Technologie noch offen). Neben dem zwangsläufigen Leistungsumfang werden die optionalen Dienstleistungen angefragt. Dazu gehören Marktkommunikation nach GPKE, INVOIC, Massendruck und Ausweiterung der Full-Service-Dienstleistungen auf weitere Mandanten.