Projektmanagementunterstützung für das Forschungsprojekt SeRANIS

Description

Lot 1: Projektmanagementunterstützung für das Forschungsprojekt SeRANIS Die UniBw M beauftragte nach Abschluss eines europaweiten Vergabeverfahrens (Bekanntmachung vom 24.12.2020, Az. 2020/S 251-630765) am 25.03.2021 s3 Schwartz & Partner (im Folgenden: s3) mit der Projektmanagementunterstützung im dtec.Bw Forschungsprojekt SeRANIS. Der Auftrag umfasste drei Tätigkeitskategorien, Projektmanagement Office, Projektmanagement und Raumfahrtprozessbegleitung. Der Auftragnehmer muss: a) die Wissenschaftler, die Projektleitung sowie die Projektmanager operativ bei ihrer Arbeit unterstützen, indem er beispielsweise - administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination oder Ressourcensteuerung und -überwachung übernimmt, - Termine vorbereitet, protokolliert und nachbereitet, - offene Punktelisten führt und - bei der Dokumentation von Projektplänen, Projektkalkulation, Risk-Register etc. unterstützt; b) die Einhaltung und Umsetzung des PM-Standards gewährleisten; c) zwischen den Wissenschaftlern und dem Ansprechpartner des Forschungszentrum Space koordinieren; d) die Durchführung des Projekts nach einem zuvor vereinbarten Projektmanagementstandard sicherstellen und umsetzen; e) Zeitpläne und Risiken überwachen sowie Risikomaßnahmen begleiten oder umsetzen; f) das Projektcontrolling nach Vorgabe der Projektleitung umsetzen; g) bei der Projektaußenkommunikation unterstützen; h) Absprache mit Kooperationspartnern und Lieferanten halten; i) das Projekt nach Vorgabe der Projektleitung dokumentieren; j) den ECSS Raumfahrtprozessstandard in Zusammenarbeit mit der Projektleitung auf das Projekt zuschneiden (tailoring) / ein documenttree erarbeiten; k) Dokumente nach dem ECSS Raumfahrtprozessstandard erstellen bzw. raumfahrtunerfahrene Wissenschaftler hierzu anleiten; und l) technische Reviews vorbereiten und durchführen. Die UniBw M schätzte aufgrund der Vielzahl ihrer Erfahrungen mit anderen komplexen Projekten zwar, dass für die Leistungen ein Kontingent von 7000 Stunden ausreicht. Die UniBw M musste das Projekt und die SeRANIS-Mission jedoch in mehrfacher Hinsicht anpassen, so dass sich der Aufwand des Auftragnehmers (s3) erhöhte. Der zusätzliche Aufwand beruhte insbesondere auf den folgenden Umständen, die die UniBw M nicht vorhersehen konnte: 1. Durchführung der ursprünglich nicht vorgesehenen "SeRANIS xfounders" Startup-Challenge mitsamt Wettbewerbsverfahren; 2. Unvorhergesehener Personalmangel, sodass der Auftraggeber geplante Stellen nur mit Verzögerungen und mit Abstrichen beim Erfahrungsprofil ersetzen konnte; 3. Deutlich erhöhter Aufwand bei der Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens aufgrund einer Vielzahl von Bieterfragen und (unbegründeter) Rügen. Schließlich sind Schätzungen bei komplexen Forschungsprojekten ohnehin Unwägbarkeiten unterworfen und s3 setzt für die Abwicklung eigene, urheberrechtlich geschützte Software ein. Für die finale Projektabwicklung ist die UniBw M darauf angewiesen, s3 mit insgesamt 2.700 Zeitstunden zusätzlich zu beauftragen. s3 benötigt weitere 100 Stunden für das PMO, 1.000 Stunden für das PM und 600 Stunden für die RPB. In Anbetracht der Komplexität des Projekts möchte die UniBw M außerdem eine weitere Tätigkeitskategorie in den Auftrag integrieren. Zum Tätigkeitsprofil dieser neuen Kategorie zählen: - Die operative Unterstützung im Bereich Systemengineering im Schwerpunkt thermales und mechanisches Design, - die Beratung und Konzeptübersicht über AIT und PA, - die Konfigurationskontrolle im Changemanagement, - die Ermittlung von Anforderungen an die Software der Experimente, - das Erstellen von Softwarearchitekturen, - die Begleitung von Softwareentwicklungsprozessen, - die Vorbereitung und Durchführung von Reviews, - die Planung und Durchführung der Qualitätssicherung. Die UniBw M beabsichtigt, mit der vierten Tätigkeitskategorie den Auftrag noch wirtschaftlicher und sparsamer durchführen lassen zu können. Sie ist im Hinblick auf die Qualifikation zwischen Projektmanagement Office und Projektmanagement gelagert, bildet also eine neue „Mittelstufe“.